एक्सेल में Paste Special क्या है और कैसे प्रयोग करे?

Paste Special एक्सेल में प्रयोग किया जाने वाला एक महत्वपूर्ण फीचर है जिसके बारे में आपको जरूर जानना चाहिए। माइक्रोसॉफ्ट-एक्सेल में Paste Special क्या है और कैसे प्रयोग करे ? इसे पूरी जानकारी के लिए इस पोस्ट को पूरा पढ़े। तो चलिए अब शुरू करते है -

इस पोस्ट में आगे है -

एक्सेल में Paste Special क्या है ?

एक्सेल में Paste Special का क्या कार्य है ?

एक्सेल  Paste Special कमांड कहा है और इसका shortcut key क्या है ?

एक्सेल में Paste Special का प्रयोग कैसे करे ?

Paste हुए Paste Special में क्या अंतर है ?

एक्सेल में Paste Special क्या है ?

Paste Special ,एक्सेल में दिया गया एक बहुत ही valuable फीचर है जो हमे यह power देता है कि हम कॉपी किये गए डाटा को, किस तरीके से किसी सेल रेंज में paste कर सकते है।यह traditional तरीके से किये जाने वाले कॉपी पेस्ट फंक्शन से काफी अलग है।

एक्सेल में Paste special फीचर,कॉपी किये गए डाटा को विभिन्न तरीके से किसी सेल रेंज में पेस्ट करने के लिए हमे कई options देता है , जिससे डाटा मैनीपुलेशन और फॉर्मैटिंग में लचीलापन आता है। 

एक्सेल में Paste Special का क्या कार्य है ?

जब भी हम एक्सेल में copy और paste करते है तो आम तौर पर यह यह केवल वैल्यूज को ही कॉपी नहीं करता बल्कि उनके formatting, formulas और अन्य attributes यानि विशेषताओं को भो कॉपी कर लेता है। 

लेकिन कभी-कभी हमारे सामने ऐसी परिस्थितियां होती जब हमे डेटा के सभी पहलुओं को कॉपी करने की जरुरत नहीं होती।, तब हम Paste Special कमांड का प्रयोग करते है। जिससे हम डाटा के सिर्फ उन्ही पहलुओं को कॉपी कर सके जिनकी हमे जरूरत है। 

एक्सेल Paste Special कमांड कहा है और इसका shortcut key क्या है ?

एक्सेल में Paste Special कमांड को आप तीन तरीके से एक्सेस कर सकते है -

1) सबसे पहले आप अपने डेटा को कॉपी करे।  Home Tab के अंदर clipboard ग्रुप में जाये। clipboard ग्रुप में Paste ऑप्शन पर क्लिक करे। यहाँ पर आपको Paste Special कमांड मिलेगा। 

2) दूसरा तरीका यह है कि डाटा को कॉपी करने के बाद ,सेल में राइट क्लिक करे और यहाँ से Paste Special कमांड को सेलेक्ट करे। ध्यान रहे के Paste Special कमांड का प्रयोग करने से पहले आपको डेटा कॉपी करना जरूरी है।  उसके बाद ही आप इस इस कमांड का प्रयोग कर सकते है।  

3) एक्सेल में Paste Special को आप शॉर्टकट key से भी एक्सेस कर सकते है। इसके लिए शॉर्टकट key है - ALT + CTRL+ V

एक्सेल में Paste Special का प्रयोग कैसे करे ?

एक्सेल में पेस्ट स्पेशल का प्रयोग करने के लिए इन स्टेप्स को फॉलो करे -

• डेटा को सेलेक्ट करे और कॉपी करे। 

• अब सेल रेंज सेलेक्ट करे जहा डेटा को पेस्ट करना है। 
  
  
• पेस्ट स्पेशल ऑप्शन को ओपन करे। इसे ओपन करने के लिए ऊपर तीन तरीके बताये गए है, उसे फॉलो करे। 

• जैसे ही पेस्ट स्पेशल पर क्लिक करेंगे, आपके सामने एक डायलाग बॉक्स ओपन होगा जिसमे बहुत सारे options मिलेंगे। इसमें से आपको एक ऑप्शन सेलेक्ट अपने जरुरत के अनुसार करना है। इसके लिए जरुरी है कि इन options के बारे में डिटेल में जाने। तो चलिए देखते है कि ये options क्या - क्या है -

Paste

All- कॉपी किये गए डेटा को वैसे ही पेस्ट करता है जैसे आपने कॉपी किया था। 

Formulas- अगर आपने सेल में कोई फार्मूला लगाया है तो इससे आप सिर्फ फार्मूला को पेस्ट कर सकते है।  

Values- इससे आप सेल में सिर्फ वैल्यू को पेस्ट कर सकते है। 

Formats- इससे केवल आप सेल की formatting को पेस्ट कर सकते है। इसमें वैल्यू या फार्मूला पेस्ट नहीं होता।

Comments- कॉपी किये गए सेल में अगर कोई comment लिखा गया है तो उसे आप इस ऑप्शन से पेस्ट कर सकते है। 

Validation-  इस ऑप्शन का वैसे तो ज्यादा इस्तेमाल नहीं होता है , लेकिन अगर आपने अपने data में कोई Data Validation रूल अप्लाई कर रखा  है और उस rule को आप किसी सेल रेंज में पेस्ट करना चाहते है तो इस ऑप्शन को चुन सकते है। इससे सिर्फ आप वेलिडेशन rules को ही कॉपी पेस्ट कर सकते है। यह डाटा को कॉपी नहीं करता।

 

All using Source Theme- यह एक बहुत ही useful ऑप्शन है, जिसका प्रयोग आप तब कर सकते है जब आपको original data के साथ-साथ उसके formatting , style और attributes को भी पेस्ट करना चाहते हो। 

All Except Borders- अगर आप data में लगाए गए बॉर्डर को छोड़कर , सिर्फ data को पेस्ट करना चाहते है तो इस ऑप्शन का प्रयोग करे।

Column Widths- Paste Special में इस ऑप्शन का use ,source data के कॉलम की चौड़ाई को destination data में बनाये रखने के लिए करते है। जिसका मतलब कि आप source data के साथ-साथ उसकी कॉलम की width (चौड़ाई ) को भी ,दूसरे वर्कशीट पर पेस्ट कर सकते है। 

 

Formulas and Number Formats-इससे आप वैल्यूज और उन वैल्यूज के पीछे छिपे हुए Excel formulas को पेस्ट कर सकते है। 

Values and Number Formats-अगर आप न्यूमेरिकल वैल्यूज के साथ-साथ नंबर फोर्मट्स को भी पेस्ट करना चाहते है तो इस ऑप्शन का इस्तेमाल करे। 

Operations

Add, Substract, Multiply, divide - paste special में ये सारे options बेसिक मैथमैटिकल कैलकुलेशन करने के लिए दिए गए है।

उदाहरण के लिए मान लीजिये कि आपके पास एक सेल रेंज में employees की सैलरी दी गयी है और आपको इसमें बोनस के तौर पर 1500 rs. हर एक सेल में जोड़ना है।

अब आप इसमें एक- एक करके बोनस जोड़ते है तो यह सही तरीका नहीं होगा। इससे आपका बहुत समय बर्बाद होगा। इस काम को आप पेस्ट स्पेशल से आसानी से कुछ ही मिनट में कर सकते है।

इसके लिए सबसे पहले बोनस(1500) को कॉपी (CTRL+C) करे।   

इसके बाद salary को (A2:A7) सेलेक्ट करे। अब पेस्ट स्पेशल के लिए शॉर्टकट key ctrl+atl+v प्रेस करे। एक डायलाग बॉक्स ओपन होगा इसमें पेस्ट स्पेशल ऑप्शन पर क्लिक करे।

इसके बाद "Add" को सेलेक्ट करे और ओके करे।

ओके करते ही बोनस (1500) सभी सिलेक्टेड सेल्स में add हो जायेगा।  इसी तरह आप बाकी मैथमैटिकल ऑपरेशन भी परफॉर्म कर सकते है। 

Skip Blanks- यह Paste Special का एक बेहतरीन ऑप्शन है जिसका इस्तेमाल कॉपी किये गए सेल रेंज में blank सेल्स को skip यानी छोड़ने के लिए करते है। जिससे की copied सेल रेंज के खाली सेल्स , destination सेल रेंज में पेस्ट करने पर डाटा को overwrite न करे। 

उदाहरण के लिए , आप नीचे इमेज में देख सकते है। हमे यहाँ कॉलम C में दिए गए नाम को कॉलम A में पेस्ट करना है और साथ-ही साथ कॉलम A में दिए गए नाम भी वैसे ही रखना है।

इसके लिए कॉलम C में सेल रेंज को सेलेक्ट करे और कॉपी करे। इसके बाद कॉलम A में Name रेंज को पूरा सेलेक्ट करे और राइट क्लिक करके पेस्ट स्पेशल को ओपन करे। अब यहाँ से "Skip Blanks" पर क्लिक करके ओके करे। 

 ओके करते ही सारे नाम कॉलम A में shift हो जायेंगे। 

Transpose- इस ऑप्शन से आप अपने वर्कशीट में किसी सेल रेंज को vertical से horizontal और horizontal डाटा को vertical डाटा में बदल सकते है। 

Paste links- पेस्ट लिंक्स का इस्तेमाल किसी वर्कबुक या वर्कशीट में सेल को लिंक करने के लिए करते है। इससे जब भी आप ओरिजिनल डाटा में कुछ बदलाव करते है तो यह बदलाव आपको पेस्ट किये गए डाटा में भी दिखेगा और आपका पेस्ट किया हुआ डाटा ऑटोमेटिकली अपडेट हो जायेगा।

Paste और Paste Special में क्या अंतर है ?

एक्सेल में paste और paste special , ये दोनों कमांड कॉपी किये गए डेटा को ,एक जगह से दूसरे जगह पेस्ट करने के लिए इस्तेमाल किये जाते है पर ये दोनों एक-दूसरे से थोड़ा अलग है। आईये देखते है दोनों में क्या अंतर है -

जब हम Paste कमांड use करते है तो यह copied डेटा का सब कुछ पेस्ट कर देता है जैसे - वैल्यू ,फॉर्मेटिंग ,फार्मूला आदि। तो अगर आप सारा कंटेंट एक साथ कॉपी पेस्ट करना चाहते है ,बिना कोई बदलाव किये तो यह सबसे अच्छा ऑप्शन है। 

लेकिन अगर आप कॉपी किये गए डाटा को उसके विशेषताओं के आधार पर पेस्ट करना चाहते है तो Paste Special कमांड का इस्तेमाल करे। इसमें दिए गए options से हम पेस्ट ऑपरेशन को अपने हिसाब से customize कर सकते है और अपने selection के अनुसार कॉपी पेस्ट कर सकते है।      

उम्मीद है कि Paste Special से रिलेटेड यह पोस्ट आपके लिए हेल्पफुल रही होगी। अगर आपके कोई सवाल या सुझाव हो तो कमेंट करे। 

   

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