Cosolidate Data in Excel in Hindi | Full detail with Example

इस पोस्ट में आपको एक्सेल के के बेहतरीन फीचर Data consolidate बारे में complete इनफार्मेशन दी गयी है। डेटा कंसोलिडेशन क्या है और एक्सेल में डेटा को कंसोलिडेट कैसे करते है ,इसे उदाहरण द्वारा इस पोस्ट में समझाया गया है ,तो इसे अंत तक जरूर पढ़े।

इस पोस्ट में आगे है -

एक्सेल में डाटा कंसोलिडेट क्या है?

डेटा कंसोलिडेशन की जरुरत क्यों होती है?

डेटा कंसोलिडेट करने के तरीके।

एक्सेल में data Consolidate कैसे करे?

एक्सेल में डेटा कंसोलिडेट क्या होता है? What is Data Consolidated in Excel?

Excel में data condolidation एक process है जिसमें विभिन्न sources (जैसे अलग-अलग वर्कबुक्स और वर्कशीट) से समान डेटा को एक स्थान पर लाने का काम होता है, ताकि आप अपने डेटा को एक स्थान पर देख सकें। इससे data analysis के लिए हमे ,एक बेहतर view मिल जाता है

एक्सेल में data को consolidate करना बहुत useful हो सकता है जब आप एक से अधिक sources से समान डेटा को summerize करना चाहते हैं।एक्सेल में इस फंक्शन इस्तेमाल करके हम ,एक साथ multiple row और ranges के डेटा को combine कर सकते है।

साथ ही साथ इसमें Sum, Average, Count, Min & Max जैसे मैथमैटिकल calculation का उपयोग भी कर सकते है।

डेटा कंसोलिडेशन की जरुरत क्यों होती है ?

यहाँ पर कुछ key points दिए गए है जो बताते है कि एक्सेल में डाटा कंसोलिडेशन क्यों जरूरी है -

कम्पनीज, विभिन्न डिपार्टमेंट और सिस्टम से अपने डाटा इकठ्ठा करती है। डाटा कंसोलिडेशन , इन विभिन्न स्रोतों को एक संगठित डेटासेट में बदलने की क्षमता प्रदान करता है।

कंसोलिडेशन, डेटा का एक व्यापक दृष्टिकोण प्रदान करता है, जिससे डाटा के pattern और insights को ,ज्यादा सटीक तरीके से समझने में मदद मिलती है।

कसोलिडेशन किये बिना multiple sources से डेटा analyse करना, समय और error के जोखिम को बढ़ा सकता है। एक्सेल में कंसोलिडेशन इस प्रक्रिया को automate करता हैं, जिससे समय की बचत होती हैं और गलतिया कम होने की सम्भावना होती हैं।

डाटा को एक स्थान पर एकत्रित करने से डाटा वेलिडेशन और डाटा क्लीनिंग की प्रक्रिया आसान हो जाती है जिससे सही reporting और डाटा visualization किया जा सकता है।

यह बिज़नेस लिए सही decision लेने की क्षमता को बढ़ता है।

Data consolidation के तरीके

एक्सेल में दो प्रकार से डाटा को कंसोलिडेट करते है -

1) By Category - जब source वर्कशीट्स में डाटा का लेबल (row और column heading) और क्रम एक जैसा होता है ,तब हम डेटा को category के आधार पर consolidate करते है। इसका उपयोग multiple वर्कशीट्स से डाटा को कंसोलिडेट करने के लिए करे।

2) By Position - जब source वर्कशीट्स या वर्कबुक्स ,एक order में व्यवस्थित ना हो लेकिन उनके labels (row और column heading) एक जैसे हो तो डेटा को पोजीशन के आधार पर consolidate किया जाता है। इस method का इस्तेमाल मल्टीपल वर्कशीट्स पर कर सकते है जहा डेटा का लेआउट अलग-अलग है पर उनके डेटा labels समान होते है।

एमएस एक्सेल में डेटा कंसोलिडेट कैसे करें? (how to consolidate data in ms excel in hindi)

एमएस एक्सेल में कंसोलिडेट की प्रक्रिया बिलकुल ही आसान है और आप इसे आसानी से सीख सकते हैं। उदाहरण के लिए हमने sales data (2012, 2013, 2014) लिया है। यह डाटा एक ही वर्कबुक के अलग-अलग 3 शीट्स पर दी गयी है ,जैसा कि आप नीचे इमेज में देख सकते है।

हमे इस sales data को एक नए शीट पर कंसोलिडेट करना है। इसके लिए नीचे दिए गए स्टेप्स फॉलो करे -

सबसे पहले एक नया वर्कशीट जोड़े, जिसमे आप डाटा को कंसोलिडेट करना चाहते हैं।हमने यहाँ TOTAL SALES नाम से एक नया शीट add किया है।

अपने cursor को उस सेल में रखे जहा डाटा को कंसोलिडेट करके लाना चाहते है।

उसके बाद Consolidate आप्शन पर क्लिक करें, जो कि Data Tab में अवेलेबल है।

अब आपके सामने स्क्रीन पर कंसोलिडेट का एक अलग से विंडो खुल जाएगा। इसके अंदर आपको बहुत सारे options मिलेंगे। जिसमे सबसे पहला है "Function"....इस ऑप्शन के नीचे दिए गए dropdown पर क्लिक करके किसी एक फंक्शन को सेलेक्ट करे। हमने यहाँ Sum Function को सेलेक्ट किया है।

Cosolidate Data in Excel in Hindi

उसके बाद Reference के नीचे दिए गए बॉक्स में क्लिक करे और शीट SALE 2012 में जाकर पूरा रेंज (A2:D7) सेलेक्ट करें और Add बटन पर क्लिक करें।

Cosolidate Data in Excel in Hindi

अब इसी प्रकार बाकी शीट्स (sale 2013, sale 2014) के डाटा को भी सेलेक्ट करके उसे add करें।

Cosolidate Data in Excel in Hindi

Note - अगर आपने से कोई extra डेटा add कर कर दिया है और आप उसे डिलीट करना चाहते है ,तो "All references" ऑप्शन के नीचे दिए बॉक्स में जाकर रेंज को सेलेक्ट करे और "Delete" बटन पर क्लिक करे।

अब सभी शीट्स के डाटा को सेलेक्ट करने के बाद ,सबसे नीचे Use Labels in में Top row और Left column को चेक ✅ करे। ऐसा करने से डाटा का हैडर और बाये तरफ से पहला कॉलम कंसोलिडेटेड डाटा में दिखेगा।

Note - आप ये दोनों ऑप्शन तभी चुने जब Top row और Left Column में अगर कोई हैडिंग हो या कोई नाम इत्यादि हो।

अब आपको नीचे एक Create Links to source Date दिखेगा। अगर आप अपने original डाटा से ,कंसोलिडेटेड डाटा को लिंक करना चाहते हैं तो इसे भी चेक✅ कर सकते हैं। यह आपके जरूरत पर निर्भर करता है।

अब Ok बटन पर क्लिक करे। आपका कंसोलिडेट होकर शीट पर दिखेगा। 👇 यहाँ Feb से June तक का, तीन quarters (Q1,Q2,Q3) का sales डेटा add होकर शीट में डिस्प्ले हो रहा है।