आज इस पोस्ट में हम आपको एक्सेल के एक और महत्वपूर्ण tab View Tab के बारे में बताएंगे। एक्सेल में यह tab 7 वे स्थान पर आता है। इससे पहले हमने पिछली पोस्ट बाकी 6 tabs के बारे डिटेल में जानकारी दिया है। अगर आपने उसे नहीं पढ़ा तो नीचे दिए गए लिंक पर क्लिक करने पढ़ सकते है -
Excel View Tab in Hindi
एक्सेल में view Tab से हम अपने वर्कशीट के view को बदल सकते है। जब हम एक्सेल में काम करते है तो हमे अपनी वर्कशीट को अलग-अलग mode बदलकर में देखने की जरुरत पड़ती है, जैसे दो sheets को compare करना या एक साथ एक से अधिक sheets पर काम करना और उन्हें व्यवस्थित करना। इसके लिए View Tab में कई प्रकार के tools और options प्रोवाइड किये गए है। उन सभी options के बारे में हम एक-एक करके पूरी जानकारी देंगे।
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| Excel View Tab in Hindi |
View Tab को आप एक्सेल के Menu bar पर क्लिक करके ओपन कर सकते है या फिर आप शॉर्टकट key ALT+W का भी इस्तेमाल कर सकते है। एक्सेल के View Tab में आपको total 5 ग्रुप मिलेंगे - Workbook Views , Show/Hide, Zoom, Window, Macros आईये इन groups को डिटेल में समझते है -
1) Workbook Views - यह View Tab का सबसे पहला ग्रुप है जिसमे कुल 5 tools दिए गए है जिनके नाम है - Normal , Page Layout, Page Break Preview, Custom Views और Full Screen
- Normal - इस tool की मदद से आप अपने वर्कशीट को नार्मल view में देख सकते है। जब भी हम अपनी वर्कबुक ओपन करते है तो हमारा वर्कशीट by default नार्मल mode में ही रहता है। पर कभी-कभी प्रिंटआउट लेने से पहले हम शीट के view को बदल देते है। तो इस condition में उसे दोबारा से नार्मल करने के लिए हम इस टूल का इस्तेमाल करते है।
- Page Layout - इस टूल से आप यह देख सकते है कि आपकी वर्कशीट प्रिंट करते समय कैसी दिखेगी। जब आप इस टूल पर क्लिक करेंगे तो आपकी वर्कशीट कई pages में डिवाइड होकर दिखाई देगी जैसा कि आप नीचे इमेज में देख सकते है। इन pages में ऊपर की तरफ "Click to add header" ऑप्शन मिलेगा जिसपे क्लिक करके आप header दे सकते है।
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| Page Layout In excel View Tab |
- Page Layout का use पेज को प्रिंट करने से पहले किया जाता है जिससे आप शीट में अपने जरूरत के अनुसार changes कर सके।
- Page Break Preview - View Tab में दिए गए इस टूल का इस्तेमाल भी पेज का प्रिंट लेते समय करते है। इस टूल पर क्लिक करने पर ,यह worksheet के उतने ही हिस्से को ही दिखाता है, जितने हिस्से में आपका data है।
- जैसा कि नीचे इमेज में दिखाया गया है। Page Break Preview से आप एक्सेल शीट का प्रिंट लेने से पहले उसका एक preview देख सकते है कि यह कैसे प्रिंट होगा और कितने pages में प्रिंट होगा। यह दिखाता है कि एक्सेल शीट कहा से break होगी जब आप इसे प्रिंट करेंगे। आपको पेज में नीले dots दिखेंगे जो कि पेज ब्रेक को दिखाते है।
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| Page Break Preview In excel View Tab |
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- Custom Views - इस टूल की मदद से आप वर्कशीट अपने अनुसार customize करके देख सकते है। Custom Views से आप एक विशेष area को प्रिंटिंग के लिए save करके रख सकते है और जरुरत पड़ने पर उसका इस्तेमाल कर सकते है।
- उदाहरण के लिए हमने यहाँ एक डाटा लिया है। सबसे पहले इस डाटा को सेलेक्ट करे और फिर View Tab पर जाकर Custom Views option पर क्लिक करे।
- Custom Views option पर क्लिक करते ही एक डायलाग बॉक्स ओपन होगा। यहाँ आपको Add बटन पर क्लिक करना है।
- "Add" बटन पर क्लिक करते ही एक और डायलाग बॉक्स ओपन होगा जिसने आपको अपने selected डाटा को एक नाम देना होता है। नाम टाइप करने के बाद Ok करे।
- Ok करते ही selected डाटा custom views में सेव हो जायेगा। सेव किये हुए डाटा को देखने के लिए Data Name को सेलेक्ट करे और "Show" बटन पर क्लिक करे। अगर आप data को हटान चाहते है तो "Delete" बटन पर क्लिक करे।
- Full Screen - इस टूल से आप अपनी वर्कशीट को full स्क्रीन में देख सकते है। जब आप Full Screen पर क्लिक करेंगे तो एक्सेल के सभी tabs और options गायब हो जाते है और पुरे स्क्रीन पर एक्सेल शीट दिखाई देती है। Full स्क्रीन mode से नार्मल mode में लाने के लिए अपने कीबोर्ड से Esc बटन प्रेस करे।
2) Show/Hide - view Tab का यह 2nd ग्रुप है जिसमे 5 tools दिए गए है - Ruler, Gridlines, Message Bar, Formula Bar और Headings
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| Shoe/Hide In excel View Tab |
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- Ruler - इस ऑप्शन को check ✅ करके आप अपने पेज में ruler को डिस्प्ले कर सकते है। इसके लिए सबसे पहले "Page Lauout" ऑप्शन पर क्लिक करे उसके बाद "Ruler" को check ✅ करे। इसे हाईड करने के लिए uncheck करे।
- Gridlines - इससे आप एक्सेल शीट में gridlines को show और hide कर सकते है।
- Formula Bar - इस ऑप्शन का इस्तेमाल करके formula bar को show और hide किया जाता है। फार्मूला बार से हम किसी भी सेल में टेक्स्ट या फार्मूला लिख सकते है।
- Headings - इससे हम row और columns की heading को show या hide कर सकते है। एक्सेल शीट के बायीं तरफ row नंबर्स को Row Headings" और शीट के ऊपर दिए letters को " Column headings" कहते है।
3) Zoom - यह View Tab का तीसरा ग्रुप है ,जिसमे 3 टूल्स दिए है। इनके नाम है -Zoom , 100% और Selection
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Zoom In excel View Tab
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- Zoom - इस टूल का इस्तेमाल करके आप अपने डॉक्यूमेंट के zoom लेवल को सेट कर सकते है। zoom का इस्तेमाल करने के लिए इस टूल पर क्लिक करे या शॉर्टकट key "ALT+W+Q" प्रेस करे। अब आपके सामने एक डायलाग बॉक्स ओपन होगा। इसमें से एक ऑप्शन को सेलेक्ट करके ok करे।
- 100% - इस ऑप्शन से आप अपने डॉक्यूमेंट को 100% पर zoom कर सकते है।
- Zoom To Selection - इस ऑप्शन की मदद से आप अपने डॉक्यूमेंट के एक perticular एरिया को zoom करके देख सकते है। इस ऑप्शन का इस्तेमाल करने के लिए अपने कर्सर को उस एरिया पर रखे जिसे आपको ज़ूम करना है। अब "Zoom To Selection" पर क्लिक करे। यह सिलेक्टेड एरिया को पूरे एक्सेल विंडो पर show करता है।
4) Window - View Tab का यह चौथा ग्रुप है। इस ग्रुप में Total 9 टूल्स है - New Window, Arrange All, Freeze Panes , Split, Hide, Unhide , View Side By Side, Synchronous Scrolling और Reset Window Position
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| Window group in excel View Tab |
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- New Window - इस टूल से आप एक्सेल में नई window खोल सकते है। नयी window खोलने के बाद , आपके जो भी पहले से खुले डाक्यूमेंट्स है उन सभी को आप compare कर सकते है।
- Arrange All - अगर आपने एक साथ कई windows खोल रखे है तो आप उन सभी windows को इस ऑप्शन से arrange करके एक साथ देख सकते है। "Arrange All" में आपको 4 ऑप्शन मिलते है -Tiled,Vertical,Horizontal और Cascade
- Freeze Panes - Freeze Panes से आप एक्सेल शीट के किसी पार्ट को fix कर सकते है। इससे फ्रीज किया पार्ट scroll नहीं होता जबकि शीट के बाकी हिस्से को आप scroll करके देख सकते है। इस टूल 3 ऑप्शन दिए गए है - Freeze Panes, Freeze Top Row और Freeze First Column
- Freeze Panes - इससे आप row और कॉलम को एक साथ फ्रीज कर सकते है। मान लीजिये कि आपने कर्सर सेल B3 में रखा है। अब Freeze Panes पर क्लिक करे। क्लिक करते ही यह कॉलम A और row 1 ,2 को फ्रीज़ कर देगा।
- Freeze Top Row - इस ऑप्शन का इस्तेमाल सबसे पहली row को फ्रीज करने के लिए करते है।
- Freeze First Column - इस ऑप्शन की मदद से आप वर्कशीट में पहले कॉलम को फ्रीज कर सकते है।
- Split - View Tab में Split टूल का इस्तेमाल window को एक से अधिक भाग में डिवाइड कर सकते है।
- Hide - इस टूल की मदद से आप current विंडो को hide कर सकते है जिससे उसे कोई देख न सके।
- Unhide - जब आप विंडो को Hide टूल की मदद से छिपा देते है तो उसे दोबारा देखने Unhide टूल का इस्तेमाल किया जाता है।
- View Side by Side - एक्सेल में इस फीचर का इस्तेमाल करके दो वर्कशीट को एक दूसरे के साइड में डिस्प्ले किया जा सकता है। इससे दो worksheets के content को एक साथ आसानी से compare कर सकते है। जैसा कि आप नीचे इमेज में देख सकते है।
- Synchronous Scrolling - View Tab में इस फीचर का इस्तेमाल दो worksheets के scroll को synchronize करने के लिए करते है। जब आप View Side by Side ऑप्शन पर क्लिक करते है तो यह फीचर एक्टिव हो जाता है। इसके बाद आप दोनों वर्कशीट को एक साथ स्क्रॉल कर सकते है। इस ऑप्शन को deactivate करने के लिए Synchronous Scrolling पर क्लिक करे।
- Reset Window Position - इस टूल का इस्तेमाल विंडो को पोजीशन को रिसेट करने के लिए किया जाता है जिससे कि वे सामान रूप से स्क्रीन को शेयर कर सके। एक्सेल का यह फीचर by deafult deactivate रहता है। इस फीचर को एक्टिव करने के लिए पहले "Side by Side" ऑप्शन पर क्लिक करे।
- Save Workspace - इस टूल से , विंडो के लेआउट को, workspace के रूप में सेव किया जाता है। उदाहरण के लिए मान लीजिये कि आपने एक्सेल विंडो में तीन sheets को खोल रखा है जिसमे अलग-अलग डाटा सेव है। अब इन तीनो sheets को फाइल ऑप्शन में जाकर अलग -अलग नाम से सेव कर ले। सेव करने के बाद आपको इन तीनो sheets को बंद नहीं करना है।
- अब इसके बाद "Workspace" पर क्लिक करे या फिर शॉर्टकट key "ALT+W+K" का use करे। आपके सामने "Save Workspace" नाम से एक डायलाग बॉक्स ओपन होगा जहा आपको फाइल name देना होगा। आप कोई भी नाम यहाँ दे सकते है। अब save बटन पर क्लिक करके इसे सुरक्षित करे।
- फाइल को सेव करने के बाद सभी sheets को बंद कर दे।
- अब फाइल ऑप्शन पर क्लिक करे। यहाँ आपको recent documents में workspace फाइल का नाम दिखाई देगा। जब आप इस फाइल पर क्लिक करेंगे तो आपकी सभी sheets ,जिन्हे आपने workspace में सेव किया था, एक लेयर में खुलकर स्क्रीन पर डिस्प्ले हो जाएँगी। आप नीचे इमेज में देख सकते है।
- इस तरह आप workspace टूल का इस्तेमाल करके अपने काम को सेव कर सकते है।
- Switch Windows - Switch window की मदद से आप एक विंडो से दूसरे विंडो में आसानी से जा सकते है। जब आप इस ऑप्शन पर क्लिक करेंगे तो आपके सामने सभी खुले हुए windows के नाम डिस्प्ले होंगे। जिस भी विंडो पर आपको switch करना है उसपे क्लिक करे।
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| Switch Window in Excel View Tab |
5) Macros- यह View Tab का सबसे last ग्रुप है जिसमे केवल एक टूल दिया गया है -Macros - Macros - इस टूल से आप एक्सेल में बार -बार किये जा रहे किसी काम को record करके रख सकते है और जरुरत पड़ने पर उसे एक्सेस करके एक्सेल शीट में उसका प्रयोग कर सकते है।
- Macros का प्रयोग करने के लिए Macros पर क्लिक करे या शॉर्टकट key "ALT+F8" प्रेस करे। आपके सामने 3 ऑप्शन खुलकर आएंगे।
- अब "Record Macros" पर क्लिक करे। यहाँ "Macro name" में एक नाम टाइप करे। इसके बाद आपको "Shortcut key" ऑप्शन मिलेगा जहा से macro के लिए एक शार्ट key बनाया जा सकता है। अगर आप शार्ट key नहीं बनाना चाहते तो इसे छोड़ सकते है। अब ok करे।
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| Record Macro In Excel View Tab |
- इसके बाद एक्सेल शीट में आप जो भी वर्क करेंगे वह रिकॉर्ड होता जायेगा। आप जितना भी काम रिकॉर्ड करना चाहते है ,उसे रिकॉर्ड करने के बाद दोबारा "Macros" पर क्लिक करे.यहाँ से "Stop Recording" पर क्लिक करे।
- अब जब भी आपको इसे एक्सेस करना हो तो "Macros" ऑप्शन पर जाये और "View Macros" को सेलेक्ट करे। यहाँ रिकॉर्ड किये गए macros की लिस्ट मिलेगी। इनमे से किसी एक को सेलेक्ट करे और "Run"बटन पर क्लिक करे। Run करते ही macros में सेव किया गया work एक्सेल शीट में डिस्प्ले हो जायेगा।
I hope कि इस पोस्ट में ,View Tab के बारे में दी गयी जानकारी आपके लिए उपयोगी होगी। अगर आपके कोई सवाल या सुझाव हो तो कमेंट करे। इस पोस्ट को अंत तक पढ़ने के लिए धन्यवाद।
Learn Excel Functions (Hindi)
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