Conditional Formatting in Ms-excel in hindi [Part 1]

आज के इस पोस्ट में हम Ms-Excel के एक और बेहतरीन फीचर Conditional Formatting के बारे जानेंगे। एक्सेल में conditional formatting एक ऐसा कमांड है जो डाटा को analyse करने और रिपोर्टिंग में इस्तेमाल किया जाता है।


Conditional Formatting में हम conditions के आधार पर सेल की formatting करते है और उसे अलग-अलग रंगो और icons के द्वारा हाईलाइट किया जाता है, जो हमारे data analysis के काम को काफी आसान बना देते है। इस कमांड को Home Tab के Styles ग्रुप में रखा गया है। इस कमांड के अंदर बहुत से options दिए गए है जिनके बारे में हम एक-एक करके समझेंगे। 


Conditional Formatting in Ms-excel in hindi
Conditional Formatting in Ms-excel in hindi

How to Use Conditional Formatting In Excel in Hindi

जब आप Conditional Formatting कमांड पर क्लिक करेंगे तो आपके सामने 8 options डिस्प्ले होंगे - Highlight Cell Rules, Top/Bottom Rules, Data Bars, Color Scales, Icon Sets, New Rules, Clear Rules और Manage Rules.... इन सभी options के अंतर्गत आपको कुछ sub-options भी मिलेंगे। जिनके इस्तेमाल करना आप सीखेंगे। 


सबसे पहले हम Highlight Cell Rules को समझेंगे। जब आप इस option पर क्लिक करेंगे तो आपको 8 sub - option दिखाई देंगे। इनका इस्तेमाल कैसे करते है आईये जाने -
Conditional Formatting in Ms-excel in hindi
Conditional Formatting in Ms-excel in hindi
1 ) Greater Than- Highlight Cell Rules में यह सबसे पहला sub-option है। इससे हम किसी data में बड़ी वैल्यू वाले सेल को हाईलाइट कर सकते है। उदाहरण के लिए हमने एक डाटा लिया है। इस data में हमे उन सेल्स को हाईलाइट करना है जिनकी वैल्यू 8000 से बड़ी है। 

सबसे पहले डाटा को सेलेक्ट करे। आपको यहाँ सिर्फ नंबर्स वाले सेल रेंज को ही सेलेक्ट करना है। 


अब Home tab में जाये और Conditional Formatting पर क्लिक करे। 


इसके बाद Highlight Cell Rules में Greater Than ऑप्शन पर क्लिक करे। 


आपके सामने एक डायलाग बॉक्स ओपन होगा। यहाँ आपको "Format cells that are GREATER THAN" के नीचे दिए गए बॉक्स में 8000 टाइप करना है। इसके साथ ही आपको एक और बॉक्स दिखाई देगा जिसमे colors के ऑप्शन मिलेंगे। यहाँ से आप एक कलर को चुने। इसके बाद ओके करे। 
Conditional Formatting in Ms-excel in hindi
जैसे ही आप ओके करेंगे डाटा में वे सभी सेल्स हाईलाइट हो जायेंगे जिनकी वैल्यू 8000 से बड़ी है ,जैसा कि आप नीचे इमेज में देख सकते है। 

2) Less Than - यह दूसरा ऑप्शन है जिसका इस्तेमाल छोटी वैल्यू को हाईलाइट करने के लिए करते है। मान लीजिये कि हमे अपने डाटा में 8000 से छोटे वैल्यू वाले सभी सेल्स को हाईलाइट करना है। इसके लिए Less Than ऑप्शन पर क्लिक करे।


उसके बाद वैल्यू enter करना है और कलर सेलेक्ट करना है। जैसा कि आप नीचे इमेज में देख सकते है। फिर ओके करे। 
Conditional Formatting in Ms-excel in hindi
Conditional Formatting in Ms-excel in hindi
ओके करते ही 8000 से कम वैल्यू वाले सेल्स डाटा में हाईलाइट हो जायेंगे। 
3) Between - इस ऑप्शन का इस्तेमाल करने के लिए डाटा को सेलेक्ट करके Between पर क्लिक करे। अब आपको दो नंबर्स देने है जिनके बीच के नंबर्स को डाटा में हाईलाइट करना है। इसके बाद कलर सेलेक्ट करे और ओके करे। 

Conditional Formatting in Ms-excel in hindi

4) Equal to - इस ऑप्शन का इस्तेमाल तब किया जाता है जब आपको किसी वैल्यू के बराबर डाटा में सेल्स को हाईलाइट करना होता है। उदाहरण के लिए हमने यहाँ 8000 दिया है। 
जैसे ही आप ओके करते है यह डाटा में उन सभी सेल्स को हाईलाइट करेगा जिसमे वैल्यू 8000 है।जैसा कि आप नीचे इमेज में देख सकते है। 
5) Text that contains - इस ऑप्शन से आप किसी पर्टिकुलर टेक्स्ट के आधार पर सेल्स को हाईलाइट कर सकते है। उदाहरण के लिए हमने यहाँ टेक्स्ट बॉक्स में "K" टाइप किया है। 
Conditional Formatting in Ms-excel in hindi
Conditional Formatting in Ms-excel in hindi
टेक्स्ट टाइप करने के बाद कलर चुने और ओके करे। यह उन सभी टेक्स्ट को डाटा में हाईलाइट कर देगा जिसमे यह "k" मौजूद है। आप नीचे इमेज में देख सकते है। 
6) A Date Occurring - इस ऑप्शन का इस्तेमाल डेट्स के आधार पर सेल्स को हाईलाइट करने के लिए किया जाता है। इसके लिए सबसे पहले डाटा में dates को सेलेक्ट करे जहा conditional formatting करनी है। उसके बाद A Date Occurring पर जाये। आपके सामने डायलाग बॉक्स ओपन होगा जहा आपको कई options मिलेंगे आपको इनमे से किसी एक सेलेक्ट करना है। हमने यहाँ "Yesterday" को सेलेक्ट किया है। इसके बाद कलर सेलेक्ट करे और ओके बटन पर क्लिक करे।  

ओके करने पर एक दिन पहले के सभी dates हाईलाइट हो जायेंगे।जैसा कि नीचे इमेज में देख सकते है।  
7) Duplicate Values - जब आप Duplicate Values पर क्लिक करेंगे तो आपको यहाँ दो ऑप्शन मिलेंगे "Duplicate और Unique" ..... अगर आप Duplicate को सेलेक्ट करते है तो इससे डाटा में सभी डुप्लीकेट वैल्यूज हाईलाइट हो जायेंगे और अगर आप Unique को सेलेक्ट करते है तो डाटा में सभी unique वैल्यूज वाले सेल्स हाईलाइट हो जायेंगे। 

उम्मीद है की Conditional Formatting [Part 1 ] आपको समझ आया होगा। Part 2 के लिए नीचे दिए गए लिंक पर क्लिक करे -



Excel features (Hindi)


    Tags - Conditional Formatting in excel in Hindi, excel me conditional formatting kya hai aur iska use kaise karte hai ?

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